سلسلة التطوير الإداري
مهارات العرض والتقديم
المؤلف: ستيف مانديل
الناشر: دار المعرفة للتنمية البشرية
الفصل الثاني
تخطيط العرض
يجب أخذ بعض الاعتبارات المتعلقة بالملابس والمظهر أثناء العرض والتقديم، وبشكل عام يجب تجنّب المبالغة وارتداء الملابس والكماليات ذات الأنماط، والألوان البسيطة، وعمومًا يجب أن تجذب اهتمام الجمهور لشخصيتك لا إلى ملابسك.
تخطيط العرض:
وضع خُطة للعرض تزيد من كفاءة أسلوب العمل، وتتم بواسطة:
الخطوة الأولى: تحديد الأهداف.
ما هو الهدف من العرض؟ هل هو للعرض أم للإبداع؟ هناك فرق بينهما:
1- عرض الإقناع: يبلّغ المتحدث الحضور عن الأمور والتغيرات المطلوبة.
2- عرض الإبلاغ: تتضمن بوجوب اتخاذ إجراء ما حول مشكلة أو مهمة.
عليك أن تحدد أولاً نوع العرض الذي سوف تقدمه ثم انتقل من الإبلاغ إلى الإقناع حسب المخطط التالي:
الإقناع الإبلاغ
مخطط الإقناع – الإبلاغ
الخطوة الثانية: تحليل الجمهور:
عندما تريد تحليل جمهورك يجب أن تراعي عدة أمور وهي:
1- القيم، يجب أن تكون ملماً بقيم المجموعة التي أمامك (الجمهور)، فلكل جمهور قيمه الخاصة به بحسب المنظمة والمواقع والبيئة.
2- عرض الأفكار الفرعية، وهي عبارة عن أفكار مساندة تدعم الأفكار الرئيسة.
3- عرض المزايا، وإبلاغ الجمهور بها لزيادة قناعتهم بعرضك، وتكون منظمة حسب الأهمية.
4- تصميم نشرات التوزيع، وتوضع عليها المعلومات التي تدعم العرض والمعلومات المساندة التي لا تريد حشوها بوسائل الإيضاح، وقد تُوزّع قبل أو بعد أو أثناء العرض حسب الجمهور.
5- إعداد وسائل الإيضاح، تزيد استخدام وسائل الإيضاح من ترتيب وتنظيم أفكارك.
6- جملة عرض الفكرة الرئيسة، جملة المراجعة، وذلك بعرض الأفكار الرئيسة للعرض الذي تقدمه ثم ارجعها إليهم في نهاية العرض.
7- إعداد المقدمة. تتكون المقدمة من عنصرين رئيسين هما:
أ- طرح المعلومات المهمة وتشمل خلفية الموضوع وأهميته، وإبراز قدرتك على بحث الموضوع أمام الجمهور.
ب- جذب الانتباه، وتُعد هذه الخطوة بالغة الأهمية في جذب الجمهور لعرضك وتعلّقهم بأسلوب العرض، وفيما يلي بعض الطرق الشائعة لجذب الانتباه.
• رواية الطرف: وهي عبارة عن القصص القصيرة، وقد تكون فكاهية ولكن ليس دائمًا، والهدف منها توصيل معلومة أو مفهوم للحاضرين.
• رواية الفكاهات: تعتبر الفكاهة أفضل وسيلة لكسر الحاجز بينك وبين الحاضرين، ولكن احذر من هذا الأسلوب؛ فقد يكون مردوده عكسي. اربط الفكاهة بالموضوع أو المناسبة بعيدًا عن التعصب أو السخرية، وتجنب الفكاهة المستخدمة من المقدمة، والتي ليس لها علاقة بالموضوع.
• استخدام الأسئلة. هناك طريقتان لهذا الأسلوب:
أ – طرح الأسئلة المفتوحة، وهنا قد يحدث إزعاج نتيجة الإجابات المتداخلة.
ب – طلب رفع الأيادي لضمان عدم مضايقة الجمهور لك وتجنب الإزعاج.
عمومًا استخدمْ هذين الأسلوبين حسب طريقة طلبك للإجابة ونوعية الجمهور.
• السؤال البياني ممتاز لجذب انتباه الجمهور مثل (كم عدد الحاضرين الذين يريدون منحهم أبحاث أكبر).
• الجمل العنيفة تساعد على شد انتباه الجمهور، ولكن بحكمة.
• الجمل المقتبسة، وقد تكون قصيرة أو طويلة مكتوبة أو مرتجلة في بدء العرض تساعد على جذب انتباه الجمهور.
8- إعداد الخاتمة، الخاتمة الجيدة هي عبارة عن تكرار للأفكار الرئيسة للعرض، والتي تحتاج إلى إقناع في عرضها؛ فالعرض حتى يكون مقنعًا لابد أن يعتمد على خاتمة القوية، والتي تستقر في أذهان الجمهور وتزيد من قناعتهم بعرضك.
تخطيط العرض:
وضع خُطة للعرض تزيد من كفاءة أسلوب العمل، وتتم بواسطة:
الخطوة الأولى: تحديد الأهداف.
ما هو الهدف من العرض؟ هل هو للعرض أم للإبداع؟ هناك فرق بينهما:
1- عرض الإقناع: يبلّغ المتحدث الحضور عن الأمور والتغيرات المطلوبة.
2- عرض الإبلاغ: تتضمن بوجوب اتخاذ إجراء ما حول مشكلة أو مهمة.
عليك أن تحدد أولاً نوع العرض الذي سوف تقدمه ثم انتقل من الإبلاغ إلى الإقناع حسب المخطط التالي:
الإقناع الإبلاغ
مخطط الإقناع – الإبلاغ
الخطوة الثانية: تحليل الجمهور:
عندما تريد تحليل جمهورك يجب أن تراعي عدة أمور وهي:
1- القيم، يجب أن تكون ملماً بقيم المجموعة التي أمامك (الجمهور)، فلكل جمهور قيمه الخاصة به بحسب المنظمة والمواقع والبيئة.
2- عرض الأفكار الفرعية، وهي عبارة عن أفكار مساندة تدعم الأفكار الرئيسة.
3- عرض المزايا، وإبلاغ الجمهور بها لزيادة قناعتهم بعرضك، وتكون منظمة حسب الأهمية.
4- تصميم نشرات التوزيع، وتوضع عليها المعلومات التي تدعم العرض والمعلومات المساندة التي لا تريد حشوها بوسائل الإيضاح، وقد تُوزّع قبل أو بعد أو أثناء العرض حسب الجمهور.
5- إعداد وسائل الإيضاح، تزيد استخدام وسائل الإيضاح من ترتيب وتنظيم أفكارك.
6- جملة عرض الفكرة الرئيسة، جملة المراجعة، وذلك بعرض الأفكار الرئيسة للعرض الذي تقدمه ثم ارجعها إليهم في نهاية العرض.
7- إعداد المقدمة. تتكون المقدمة من عنصرين رئيسين هما:
أ- طرح المعلومات المهمة وتشمل خلفية الموضوع وأهميته، وإبراز قدرتك على بحث الموضوع أمام الجمهور.
ب- جذب الانتباه، وتُعد هذه الخطوة بالغة الأهمية في جذب الجمهور لعرضك وتعلّقهم بأسلوب العرض، وفيما يلي بعض الطرق الشائعة لجذب الانتباه.
• رواية الطرف: وهي عبارة عن القصص القصيرة، وقد تكون فكاهية ولكن ليس دائمًا، والهدف منها توصيل معلومة أو مفهوم للحاضرين.
• رواية الفكاهات: تعتبر الفكاهة أفضل وسيلة لكسر الحاجز بينك وبين الحاضرين، ولكن احذر من هذا الأسلوب؛ فقد يكون مردوده عكسي. اربط الفكاهة بالموضوع أو المناسبة بعيدًا عن التعصب أو السخرية، وتجنب الفكاهة المستخدمة من المقدمة، والتي ليس لها علاقة بالموضوع.
• استخدام الأسئلة. هناك طريقتان لهذا الأسلوب:
أ – طرح الأسئلة المفتوحة، وهنا قد يحدث إزعاج نتيجة الإجابات المتداخلة.
ب – طلب رفع الأيادي لضمان عدم مضايقة الجمهور لك وتجنب الإزعاج.
عمومًا استخدمْ هذين الأسلوبين حسب طريقة طلبك للإجابة ونوعية الجمهور.
• السؤال البياني ممتاز لجذب انتباه الجمهور مثل (كم عدد الحاضرين الذين يريدون منحهم أبحاث أكبر).
• الجمل العنيفة تساعد على شد انتباه الجمهور، ولكن بحكمة.
• الجمل المقتبسة، وقد تكون قصيرة أو طويلة مكتوبة أو مرتجلة في بدء العرض تساعد على جذب انتباه الجمهور.
8- إعداد الخاتمة، الخاتمة الجيدة هي عبارة عن تكرار للأفكار الرئيسة للعرض، والتي تحتاج إلى إقناع في عرضها؛ فالعرض حتى يكون مقنعًا لابد أن يعتمد على خاتمة القوية، والتي تستقر في أذهان الجمهور وتزيد من قناعتهم بعرضك.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق